 |
起案文書等作成・管理が可能 □作成 ①登録済み様式・書式のひな形を引用して作成 ②外部媒体やディスクに格納されているファイルから文書を取り込んで登録して作成 ③決裁待ちあるいは決裁済みの文書を複写して、作業中のものとし、これを元に作成 以上いずれの場合にもかがみとなる文書管理事項の設定及び印刷が必須 □管理 作業中／決裁待ち／決裁済み／の３段階で文書を所属別年度別分類別に管理でき、決裁・保管場所設定には起案書等かがみに印字されたバーコードの読込処理が可能。又、ファイルやフォルダーを意識せず運用操作可能 |
||
| シ ス テ ム の 特 徴 | |||
| ●文書作成過程に文書管理に関わる業務処理を内包しており、文書作成と同時に文書管理の基本的処理も完了します。文書保管庫の整備による現存保存文書の整理やファイリングキャビネット等の整備を前提にしなくても、ＩＴ時代に即応して、先行導入処理ができます。 ●起案等文書管理システムの共有・公用資源の形成により、職員毎に個人的に管理している大量のワープロやパソコン用文書データＦＤ(ﾌﾛｯﾋﾟｰ)を体系的に整理・統合して取り込むことができます。 ●起案等文書のかがみの形成・印刷ばかりでなく、文書本文作成の資源として例規集等に掲載されている様式のひな形書式や過去の起案等文書、そして、WORD、EXCEL、一太郎、LOTUS、1-2-3、VISIO等の各種ツールで作成した文書データを引用・複写でき、文書作成が効率化できます。 ●各課別年度別に文書を「作業中」・「決裁待ち」・「決裁済み」で管理でき、件名・文書分類・公開区分での検索・抽出・照会も簡易にでき、決裁済みの文書（原本）の保管場所からの出入や移動を最小限になり破損や紛失対策ともなります。 ●情報公開向け文書データ（所属・年度別文書件名一覧が公開の基本と考えますが）の定期的提供・更新が容易にできます。 ●イントラネット対応ソフトです。クライアントに必要なものは、文書作成ツール以外にはWEBブラウザのみですから低コストで導入が図れます。 |
●導入時の文書分類や保存年限の整理により、既存保存文書の整理にあっての基準・指標を提供でき、以降の既存文書の保管やファイリング設備や業務の基礎となります。 ●受理文書への対応も可能です。収受文書をスキャナーで取り込み既存保存文書同様に受理文書かがみを作成して保存が可能なばかりか、県などからのメール等による受理文書ファイルも取り込み処理後かがみを付して保存が可能です。 ●過去の保存文書への対応も可能です。過去の保存文書はスキャナーで読込処理し、イメージデータファイル化もできます。 ●文書管理・資源化が容易になります。随時、現在及び過去の文書についての検索・照会・印刷が可能です。保存年限到達文書＝廃棄予定一覧・印刷が可能であり、一括廃棄処理等が可能です。即ち、行政文書資料館を構築するに等しく、文書を所属組織別系統性と文書分類別体系をもち、年度別に継続的に、件名や公開区分、保存年限等の共通管理項目により管理可能です。 保管文書の原本整理・管理としてのファイリング整備と矛盾しませんが、前提や必要とはしていません。ファイリングされていればファイリングシール印刷への要請にも対応可能です。 ●起案文書ばかりか申請文書や多様な文書管理が可能です。多様・多元的文書作成や管理業務に統一的分類・区分と汎用・簡単操作で対応でき、民間企業・団体でも充分その機能を発揮できます。 |
||
| シ ス テ ム 機 能 構 成 | |||
| 文書管理システムの運用前処理 | ログオン | ＩＤ、パスワード、処理年度範囲 | |
| 所属指定 | ログオン時の所属確認 | ||
| 文書一覧からの文書の指定と処理 | 文書一覧表及び指定 | 年度別、作業中･決裁待ち･決裁済別区分指定での表示 | |
| 文書件名の文字列検索・表示 | |||
| 分類（文書分類）選択による表示範囲の絞り込み | |||
| 作成期間指定による表示範囲の絞り込み | |||
| 文書一覧表示からの 文書処理 |
かがみ（照会・更新）、追加ファイル、開く（文書の照会・更新）、文書番号、印刷、削除 |
||
| 新規文書の作成 | ひな形から作る | ひな形から新規文書を引用 | |
| かがみの確認・設定 | |||
| ［作業中]の文書一覧への表示 | |||
| 取り込んで登録後に作成 | フロッピーからの文書取り込み | ||
| ファイル指定によるディスク内格納文書から取り込み | |||
| 文書取り込み登録 | |||
| かがみの設定 | |||
| [作業中]の文書一覧への表示 | |||
| 複写して作る | [決裁済み]及び[決裁待ち]文書から複写する文書を指定 | ||
| 文書の複写 | |||
| かがみの設定 | |||
| [作業中]の文書一覧への表示 | |||
| 文書の管理 | 管理処理 | [決裁済み]処理 | |
| 保管場所の異動処理 | |||
| [決裁待ち]文書の削除 | |||
| 文書整理簿（収受文書の入力・更新・削除） | |||
| 管理帳票 | 文書作成一覧表印刷 | ||
| ファイリングシール印刷 | |||
| 文書整理簿 | |||
| 文書分類シールの印刷 | |||
| ユーザー情報管理 | パスワード変更 | パスワード、管理レベル | |
| システム保守 | メンテナンス | フォルダ登録、所属登録、グループ登録、ひな形登録、フォルダの移動、ファイルメンテナンス、完全な削除、経過日付での削除、作業ファイルの削除等 | |
 |
 |
||
| 民間企業や団体の お客様 |
弁護士事務所、弁理士事務所、司法書事務所、行政書士事務所、コンサルタント事務所、文書の定型的書式構成をもつ文書生成と法制度等の体系や分類に基づく管理を基本にもつ管理事務が基礎となっている企業や団体に適用が可能です。 グループウェアやその文書管理ではちょっと難しいとお考えのときもお問い合わせ下さい。 |
||
トップページへ |
ステッカー一覧へ戻る |
アプリケーションメニューへ戻る |
|
